¿Cómo organizamos un evento?

Nuestro objetivo es conocer tus necesidades iniciales.
Cuando un cliente se pone en contacto con nosotros, realizamos una primera toma de información para comprender:

• El tipo de evento que desea.

• La fecha aproximada.

• La ubicación o ciudad.

• El número estimado de invitados.

• Sus expectativas y estilo deseado.

En esta etapa coordinamos una reunión inicial totalmente gratuita (presencial u online).

Aquí analizamos el evento en profundidad:

• Objetivo del evento.

• Presupuesto disponible.

• Colores, estilo y ambientación deseada.

• Necesidades especiales (niños, adultos mayores, accesibilidad, temática, servicios adicionales).

• Servicios requeridos: decoración, coordinación, catering externo, música, animación, fotografía, etc.

Tras esta reunión, abrimos la carpeta del cliente dentro de Alcázar D’Lux Events.

Creamos un presupuesto claro y detallado, ajustado a lo que el cliente nos ha pedido.
Incluye:

• Servicios incluidos.

• Servicios opcionales.

• Cronograma estimado.

• Forma de pago.

• Condiciones generales.

El cliente puede solicitar modificaciones hasta sentirse plenamente conforme.

Como agencia profesional, formalizamos todo mediante un contrato legal que protege tanto al cliente como a Alcázar D’Lux Events. Incluye:

• Descripción del evento.

• Responsabilidades de cada parte.

• Política de pagos.

• Política de cambios y cancelaciones.

• Confidencialidad.

• Derechos de imagen (si aplica).

Una vez firmado, el evento se marca como reservado en nuestra agenda.

Aquí se inicia la magia:

Desarrollamos el concepto creativo:

• Moodboard (paleta de colores, textura, estilo)

• Tema o inspiración

• Borrador visual de decoración

• Distribución inicial del espacio

• Elementos clave: flores, iluminación, mesas, señalética

El cliente recibe una propuesta digital para visualizar el evento antes de producirlo.

Nos encargamos de seleccionar, gestionar y coordinar a todos los proveedores necesarios:

• Decoración y Floristería

• Audio e iluminación

• Catering externo y Pastelería

• Fotografía y vídeo

• Mobiliario

• Animación

• Transporte, entre otros

Todos los proveedores trabajan bajo nuestra supervisión directa.

Realizamos una visita (con o sin el cliente) para:

• Analizar el espacio.

• Definir entradas, montaje y desmontaje.

• Confirmar accesos, luces, electricidad y tiempos permitidos.

• Ajustar la narrativa visual del evento al espacio real.

Creamos un timing profesional del evento, que incluye:

• Hora de llegada de cada proveedor.

• Tiempo de montaje.

• Revisión de calidad.

• Inicio del evento.

• Actividades clave.

• Protocolo.

• Hora de desmontaje.

El cliente recibe este documento para revisarlo.

El día del evento estamos presentes desde el primer minuto.

Nos encargamos de:

• Supervisar cada detalle del montaje.

• Resolver imprevistos.

• Coordinar proveedores.

• Verificar que el diseño se ejecute EXACTAMENTE como fue aprobado.

• Recibir a los invitados si es necesario.

Tu papel, cliente, es disfrutar sin preocupaciones.

Durante toda la celebración estamos atentos a:

• Flujo del evento.

• Protocolo.

• Timing.

• Soporte a anfitriones.

• Comunicación con proveedores.

• Supervisión para mantener la estética y la armonía visual.

Una vez finalizado el evento, coordinamos y supervisamos el desmontaje completo, asegurando que todo se deje tal como lo exige el espacio y que no quede ningún elemento pendiente.

Para nosotros, tu opinión es clave.

Después del evento enviamos:

• Una encuesta de satisfacción.

• Un pequeño informe de cierre, incluyendo aprendizajes y observaciones.

• Fotografías del montaje (si aplica).

Este paso nos permite mejorar continuamente y crear relaciones duraderas con nuestros clientes.